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CAP Workflow na Votorantim Energia

A Votorantim Energia, uma das principais empresas do setor energético do Brasil, aposta no investimento em tecnologia como aliado na busca por produtividade da equipe e do sistema de pagamentos. Nesta direção, a empresa implementou a solução CAP Workflow, da Iteris, com o objetivo de acompanhar e monitorar a entrada e pagamento de notas fiscais de fornecedores. A empresa identificou a necessidade de automatizar o processo da área de Back Office Financeiro existente e implementar uma aplicação web que suportasse esta área e controlasse o fluxo desta operação abrangendo todos os setores da VE.

“Antes de implementarmos o CAP Workflow, as notas eram recebidas pelas áreas, era controlado por uma caixa de e-mail corporativa, o que gerava dificuldade no controle/processamento. Além disto, não contávamos com todas as informações necessárias e, muitas vezes, nem o número do pedido de compra, o que fazia com que a área de recebimento não tivesse 100% de controle nas entradas das notas fiscais e consequentemente, dos pagamentos”, explica Anselmo Garcia, gerente de TI da Votorantim Energia.

Principal desafio

Todos os meses, a Votorantim Energia registra a entrada média de 2.500 notas fiscais, sendo que o índice de atrasos no processamento do recebimento das mesmas era alto. Com a implementação do CAP Workflow, em oito meses a empresa já registrou uma redução significativa no atraso do processamento das notas fiscais recebidas, além de uma redução drástica no pagamento de multas em função desse atraso.

Utilizado nas 17 unidades da Votorantim Energia para pagamento de todos os fornecedores – materiais de escritório, MRO, máquinas e equipamentos, entre outros –, o CAP Workflow atende todas as áreas da empresa -, Recursos Humanos, Comunicação, Vendas, Marketing, TI, etc. - gerando maior controle no processo de recebimento de notas fiscais.

Benefícios

“Com a automação desse processo, hoje, conseguimos pagar dentro dos prazos estipulados, além de monitorar possíveis problemas. Com o CAP Workflow é possível acompanhar o que deixou de ser pago, por quanto tempo e em que momento o problema aconteceu e com isso, tomar as medidas cabíveis, a fim de sanar o problema”, avalia Anselmo Garcia.

Resultados

A partir da implantação do CAP Workflow, foi possível otimizar o tempo da equipe de contas a pagar, o que permitiu que os profissionais aumentassem a produtividade e assertividade no processo de recebimento de notas fiscais e do contas a pagar.

Outro importante resultado obtido foi a drástica redução no pagamento de multas por atraso de pagamento, pois a execução do trabalho passou a ser mais assertivo.

Diante dos resultados obtidos até o momento, a Votorantim Energia estuda ampliar o uso do CAP Workflow para a área de Facilities e Utilities (manutenção de frota, predial, entre outras atividades), para controle e monitoramento de abertura e encerramento de chamados dessa área.