CAP Workflow en Votorantim Energia

Votorantim Energía, una de las principales empresas del sector energético de Brasil, apuesta en la inversión en tecnología como aliada en la búsqueda de productividad del equipo y del sistema de pagos. En este sentido, la empresa implementó la solución CAP Workflow, de Iteris, con el objetivo de acompañar y monitorear la entrada y pagos de las facturas de proveedores. La empresa identificó la necesidad de automatizar el proceso del área de Back Office Financiero existente e implementar una aplicación web que soportara esta área y controlara el flujo de esta operación abarcando todos los sectores de VE.

“Antes de que implementemos el CAP Workflow, las facturas eran recibidas por las áreas, se controlaba por una caja de correo electrónico corporativa, lo que dificultaba el control/procesamiento. Además, no contábamos con todas las informaciones necesarias y, muchas veces, ni el número del pedido de compra, lo que hacía con que el área de recibimiento no tuviera 100% de control de las entradas de las facturas y consecuentemente, de los pagos”, explica Anselmo Garcia, gerente de TI de Votorantim Energía.

Principal desafio

Todos los meses, Votorantim Energía registra la media de entrada de 2.500 facturas, siendo que el índice de retrasos en el procesamiento del recibimiento de estas era alto. Con la implementación del CAP Workflow, en ocho meses la empresa ya registró una reducción significativa en el retraso del procesamiento de las facturas recibidas, además de una reducción drástica en el pago de multas en función de ese retraso.

Utilizado en las 17 unidades de Votorantim Energía para el pago de todos los proveedores – materiales de oficina, MRO, máquinas y equipos, entre otros –, CAP Workflow atiende todas las áreas de la empresa -, Recursos Humanos, Comunicación, Ventas, Marketing, TI, etc. - generando más control en el proceso de recibo de las facturas.

Beneficios

“Con la automatización de ese proceso, hoy, conseguimos pagar dentro de los plazos estipulados, además de monitorear posibles problemas. Con CAP Workflow es posible acompañar lo que dejó de ser pago, por cuanto tiempo y en qué momento el problema ocurrió y con eso, tomar las medidas adecuadas, con el fin de solucionar el problema”, evalúa Anselmo Garcia..

Resultados

Con la implantación del CAP Workflow, fue posible optimizar el tiempo del equipo de cuentas a pagar, lo que permitió que los profesionales aumentaran la productividad y asertividad en el proceso de recibo de facturas y de cuentas a pagar.

Otro importante resultado obtenido fue la drástica reducción del pago de multas por retraso de pago, pues la ejecución del trabajo pasó a ser más asertiva.

Frente a los resultados obtenidos hasta el momento, Votorantim Energía estudia ampliar el uso de CAP Workflow para el área de Facilities y Utilities (mantenimiento de flota, del edificio, entre otras actividades), para control y monitoreo de abertura y cierre de llamadas de esa área.